Reglamento de participación para expositores

• Glosario de términos
• Disposiciones generales
• De la exposición
• Montaje, instalación, mantenimiento, desmontaje y seguridad
• Responsabilidad civil
• Incumplimiento

El hecho de llenar y remitir la solicitud al COMITÉ ORGANIZADOR por parte del futuro EXPOSITOR o de efectuar cualquier pago por derecho de uso de STAND, establece la obligación de cumplir estas reglas y de estar enterado de su texto.

 Glosario de términos

Para los efectos del presente Reglamento, los términos que se utilizan se entenderán como se conceptúan a continuación:

FIL: la dependencia de la Universidad de Guadalajara denominada Feria Internacional del Libro de Guadalajara.

EL EVENTO: la exposición denominada Feria Internacional del Libro de Guadalajara o FIL, que organiza la Universidad de Guadalajara a través de FIL.

COMITÉ ORGANIZADOR: es el órgano interno de FIL encargado de auxiliarle en la realización de EL EVENTO.

CENTRO DE EXPOSICIONES: el inmueble donde se lleva a cabo EL EVENTO, ubicado en Avenida Mariano Otero Número 1499, Colonia Verde Valle, en Guadalajara, Jalisco.

EXPO GUADALAJARA: es la entidad encargada de la administración del CENTRO DE EXPOSICIONES.

STAND: es el espacio físico ubicado dentro del CENTRO DE EXPOSICIONES que se asigna al EXPOSITOR y sobre el cual tiene el derecho de uso para presentar, exhibir, mostrar, promocionar y/o vender al público asistente a FIL, las obras literarias editadas en cualquier tipo de soporte material.

EXPOSITOR y/o EXPOSITORES: es la persona física o moral, pública o privada, que adquiere ante el COMITÉ ORGANIZADOR de FIL, el derecho de uso de un STAND.

OBRA: es la manifestación artística o literaria de una o varias personas, fijada en cualquier soporte material y que es objeto de protección de la Ley Federal del Derecho de Autor.

EDITOR: es la persona física o moral, pública o privada, que realiza la edición de la OBRA, en virtud de la autorización otorgada por el TITULAR DE LOS DERECHOS PATRIMONIALES de dicha obra, o cualquier otro título legal.

TITULAR DE LOS DERECHOS PATRIMONIALES: es el autor, el heredero o el adquiriente por cualquier título del DERECHO PATRIMONIAL DE UNA OBRA.

DERECHO PATRIMONIAL: es el derecho que se tiene para explotar de manera exclusiva una OBRA, o de autorizar a otros su explotación, en cualquier forma, dentro de los límites que establece la Ley Federal del Derecho de Autor de México.

 1. Disposiciones generales

1.1 La asignación de los STANDS será hecha por el COMITÉ ORGANIZADOR, el cual tomará en consideración la solicitud realizada por el EXPOSITOR. En caso de que el STAND solicitado por el EXPOSITOR no se le pueda asignar, el COMITÉ ORGANIZADOR podrá sugerir uno distinto al solicitado, pudiendo el EXPOSITOR aceptar dicha propuesta o abstenerse de participar en EL EVENTO.

1.2 En caso de que EL EXPOSITOR decida cancelar el STAND que le haya sido asignado por el COMITÉ ORGANIZADOR o éste cancele por incumplimiento del EXPOSITOR, la FIL procederá conforme se establece a continuación:

• Si la cancelación se realiza hasta el 31 de mayo, le será reembolsada 90% de la cantidad pagada hasta ese momento.
• Si la cancelación se realiza entre el 1 de junio al 1 de julio, le será reembolsada 80% de la cantidad pagada hasta ese momento.
• Si la cancelación se realiza entre el 2 de julio y el 1 de agosto, le será reembolsada 60% de la cantidad pagada hasta ese momento.
• Si la cancelación se realiza entre el 2 de agosto y el 1 de septiembre, le será reembolsada 30% de la cantidad pagada hasta ese momento.
• Si la cancelación se realiza entre el 2 de septiembre y el 7 de diciembre, no le será reembolsada cantidad alguna y el COMITÉ ORGANIZADOR dispondrá de su espacio en esta edición y en las futuras.

1.3 El EXPOSITOR puede participar durante cinco o nueve días, según lo señale en su solicitud, estando obligado a cumplir con lo solicitado; si por alguna razón desea abandonar la exposición antes de lo señalado o decide quedarse más de lo indicado, deberá solicitar autorización al COMITÉ ORGANIZADOR. Asimismo, deberá cumplir con el horario de 9:00 a 21:00 horas.

1.4 Los EXPOSITORES que soliciten su participación por cinco días, están obligados a montar el STAND el viernes 28 de noviembre de 2008, antes de las 16:00 horas, y entregarlo el miércoles 3 de diciembre de 2008, a las 22:00 horas a más tardar. Los EXPOSITORES que soliciten su participación por nueve días, están obligados a montar el STAND de acuerdo con el calendario indicado por el COMITÉ ORGANIZADOR y entregarlo el 8 de diciembre de 2008, a las 14:00 horas a más tardar.

1.5 Todos los EXPOSITORES deberán iniciar y concluir sus actividades de acuerdo con el horario y las fechas establecidas.

1.6 En ningún caso se podrá ceder total o parcialmente, así como compartir el STAND asignado, sin la autorización previa y por escrito del COMITÉ ORGANIZADOR.

1.7 Queda absolutamente prohibido que dos EXPOSITORES unan sus STANDS y desmonten los materiales puestos como división. Asimismo, se prohíbe utilizar áreas que no correspondan al espacio del STAND asignado, como pasillos o accesos, ni siquiera para la colocación de letreros o publicidad, con las salvedades previstas en el presente Reglamento.

1.8 Sin excepción, no se permite presentar, exhibir, mostrar, promocionar, vender, y/o introducir al CENTRO DE EXPOSICIONES las publicaciones o artículos expresamente prohibidos por la legislación mexicana y los tratados internacionales suscritos por México. Las publicaciones pornográficas, así como las producciones literarias dañinas para el lector, quedan excluidas por completo de ser presentadas, exhibidas, mostradas, promocionadas y/o vendidas.

1.9 Los EXPOSITORES sólo podrán presentar, exhibir, mostrar, promocionar y/o vender OBRAS que ya se encuentren en otro STAND si presentan una carta de autorización de la editorial a la que pertenece la obra. Esta regla también se aplicará a los EXPOSITORES de productos diferentes a los libros. No se considera que un título se repite cuando, no obstante tratarse de la misma OBRA, ésta se presenta en otro idioma o en diferente soporte.

1.10 En caso de que el EXPOSITOR no sea el EDITOR de las OBRAS que sean presentadas, exhibidas, mostradas, promocionadas y/o vendidas, deberá anexar a su solicitud una carta de autorización para vender en la FIL de cada una de las editoriales que promociona. Su espacio no le será asignado hasta haber cubierto este requisito.

1.11 Las conductas realizadas por cualquier EXPOSITOR o su personal que vayan en contra de la moral o las buenas costumbres y/o agravien el prestigio y el crédito de la FIL, o bien, que constituyan conductas delictuosas o violatorias de los derechos de terceros asistentes a EL EVENTO, serán sancionadas conforme lo determine el COMITÉ ORGANIZADOR, sin responsabilidad para la misma.

1.12 Cualquier acto público que el EXPOSITOR desee realizar en su STAND, deberá ser notificado por escrito al COMITÉ ORGANIZADOR para su aprobación. Los cocteles sólo se permiten en un horario de 12:00 a 14:30 horas, con una duración máxima de una hora por coctel.

 2. De la exposición

2.1 La decoración y el mobiliario de los STANDS deberán ser instalados de manera que no obstruyan la ambientación general y la visibilidad de los STANDS de los demás EXPOSITORES. Los STANDS que rebasen la altura estándar (2.44m) e invadan la vista del STAND vecino, deberán considerar en su diseño un acabado que no contravenga lo antes dispuesto. Asimismo, no está permitido bloquear los pasillos de circulación de acuerdo con el plano de la FIL. En caso de incumplimiento a este punto, el COMITÉ ORGANIZADOR realizará las adecuaciones necesarias aun sin el consentimiento del EXPOSITOR. Todos los gastos generados de dichos movimientos serán responsabilidad del EXPOSITOR,

2.2 Todos los EXPOSITORES deberán contar con dos accesos de 3m cada uno, orientados de oriente a poniente o viceversa, especialmente cuando el módulo por sección esté compartido con otro EXPOSITOR.

2.3 La colocación de anuncios, banderines o decoración, podrá realizarse por los EXPOSITORES dentro del límite de sus STANDS considerando lo siguiente:

• La medida máxima de cualquier objeto será de 2 metros de largo por 3 de ancho.
• No está permitido juntar varios de estos elementos a manera de simular una pared o estructura.
• La altura máxima del final de cualquier objeto será de 5 metros.
• La ubicación del objeto no deberá invadir ni obstruir la vista de los stands vecinos.

En caso de incumplimiento a este punto, el COMITÉ ORGANIZADOR realizará las adecuaciones necesarias aun sin el consentimiento del EXPOSITOR. Todos los gastos generados de dichos movimientos serán responsabilidad del EXPOSITOR,

2.4 La altura máxima permitida para los STANDS con segundo piso es de 5m. En caso de incumplimiento en este punto, el EXPOSITOR será sancionado con un cambio de lugar para su próxima edición, conforme lo determine el COMITÉ ORGANIZADOR.

2.5 La utilización de equipo audiovisual o de sonido por parte de un EXPOSITOR, se deberá operar con un máximo de 80 decibeles y no deberá causar molestias de ningún tipo a los demás EXPOSITORES. En caso de queja recurrente de los demás EXPOSITORES, el COMITÉ ORGANIZADOR notificará al EXPOSITOR correspondiente, a efecto de que éste cese inmediatamente las actividades objeto de las quejas. En el supuesto de que el EXPOSITOR persista en la realización de las actividades que dieron origen a las quejas, el COMITÉ ORGANIZADOR retirará el equipo.

2.6 No se podrán usar vehículos promocionales u otros dispositivos similares en ninguna de las áreas, cubiertas o descubiertas, del CENTRO DE EXPOSICIONES, salvo aquellos casos expresamente autorizados por escrito por el COMITÉ ORGANIZADOR. Cualquier acto público (presentaciones de libros, cuentacuentos, coctel, función de payasos, etc.) que desee presentar el EXPOSITOR en su STAND, deberá contar con el consentimiento por escrito por parte del COMITÉ ORGANIZADOR. No está permitido el uso de botargas.

2.7 El ingreso al CENTRO DE EXPOSICIONES de los EXPOSITORES y su personal, se deberá realizar por el lugar señalado por el COMITÉ ORGANIZADOR y acreditando dicho carácter mediante el gafete que se otorgue para tales efectos.

La asignación de gafetes para EXPOSITORES será de la siguiente manera:

Cantidad de gafetes correspondiente por m² de exposición:

Costo de gafete adicional: $ 400.00

 3. Montaje, instalación, mantenimiento, desmontaje y seguridad

3.1 Todos los EXPOSITORES que acuerden con el COMITÉ ORGANIZADOR realizar por su propia cuenta el montaje de su STAND, tienen derecho a acceder al CENTRO DE EXPOSICIONES en los horarios que se establezcan y durante los tres días previos a la inauguración del EVENTO. Los EXPOSITORES que necesiten más tiempo durante la noche para las operaciones de montaje, deberán cubrir las cuotas y requisitos que exija para tal efecto EXPO GUADALAJARA.

3.2 Los EXPOSITORES que hayan montado por su propia cuenta su STAND, tendrán derecho a desmontar en los horarios que se le establezcan y durante los dos días siguientes a la clausura de EL EVENTO. Los EXPOSITORES que necesiten más tiempo durante la noche para las operaciones de desmontaje, deberán cubrir las cuotas y requisitos que exija para tal efecto EXPO GUADALAJARA.

3.3 A los EXPOSITORES cuyos STANDS hayan sido montados por la FIL, se les permitirá el ingreso al CENTRO DE EXPOSICIONES un día antes de la inauguración de EL EVENTO, de las 8:00 a las 16:00 horas.

3.4 El COMITÉ ORGANIZADOR podrá dejar sin efecto el derecho de uso del STAND que tiene el EXPOSITOR cuando el mismo no haya montado y/o instalado su STAND antes de las 16:00 horas del día previo a la inauguración de EL EVENTO; lo anterior, sin derecho a reembolso a favor del EXPOSITOR.

3.5 Es obligación del EXPOSITOR realizar la instalación del mobiliario y las obras literarias que presentará, exhibirá, mostrará, promocionará y/o venderá al público asistente a EL EVENTO en el plazo dispuesto por el COMITÉ ORGANIZADOR. Queda prohibido a los EXPOSITORES realizar actividades de montaje y desmontaje durante los días del EVENTO.

3.6 No podrán utilizarse para el montaje de los STANDS materiales como tablarroca, yeso o similares, ni se podrán realizar trabajos de carpintería, herrería, equipos neumáticos, soldadura u otros que afecten la ambientación general de los STANDS o el CENTRO DE EXPOSICIONES.

3.7 Salvo lo estipulado en el presente documento, no está permitido fijar (amarrar, clavar, atornillar, perforar, pegar, etcétera) ningún objeto en las columnas, pisos, muros o plafones del CENTRO DE EXPOSICIONES, tampoco estará permitido abrir los centros de carga o las cajas de contactos, así como ingresar automóviles, góndolas u otros medios de transporte que puedan dañar la alfombra. Cualquier daño que se ocasione por el incumplimiento de las disposiciones antes señaladas, deberá ser cubierto por el EXPOSITOR responsable conforme lo determine el COMITÉ ORGANIZADOR. No se permiten anuncios luminosos, salvo que el EXPOSITOR cubra los requisitos de seguridad establecidos por la FIL y los mismos no estén al alcance del público.

3.8 Es obligación de cada EXPOSITOR elaborar un inventario del mobiliario que introduzca al CENTRO DE EXPOSICIONES para su STAND, en el formato correspondiente que le será entregado por el personal de seguridad a su llegada, mismo que será firmado de recibido por el mismo personal, con el fin de dejar constancia para todos los efectos legales correspondientes. Este inventario se tendrá que actualizar cada vez que se introduzcan bienes adicionales y servirá para poder retirar del CENTRO DE EXPOSICIONES la totalidad de los bienes.

3.9 No obstante la seguridad y vigilancia que el COMITÉ ORGANIZADOR establecerá en el CENTRO DE EXPOSICIONES, los EXPOSITORES serán los custodios y depositarios de sus bienes, ubicados en los STANDS. Las medidas de seguridad y vigilancia dispuestas por el COMITÉ ORGANIZADOR tenderán a proteger, en la medida de lo posible, a las personas y bienes dentro del CENTRO DE EXPOSICIONES.

3.10 Los EXPOSITORES deberán contratar el o los seguros que amparen los siguientes conceptos:

• Robo o destrucción de sus bienes.
• Lesiones o muerte del personal que presta servicios a su favor (contratado directa o indirectamente por el EXPOSITOR).
• Daño o destrucción de los bienes de terceros, por causa imputable a el EXPOSITOR.
• Lesión o muerte del personal que presta servicios en favor de terceros, por causa imputable al EXPOSITOR.

3.11 El EXPOSITOR será responsable de los daños y perjuicios que se ocasionen a terceros por su personal o sus bienes, lo anterior en los términos dispuestos por el Código Civil del Estado de Jalisco y, en su caso, por el Código Penal del Estado de Jalisco.

3.12 Cada EXPOSITOR se responsabilizará de su personal y asumirá el carácter de patrón para todos los efectos legales correspondientes, con lo que desliga a la FIL de cualquier conflicto que se suscite entre el EXPOSITOR y su personal.

3.13 Queda absolutamente prohibido introducir, utilizar o conservar en el STAND materiales o sustancias explosivas, altamente inflamables, combustibles, juegos pirotécnicos o cualquier sustancia peligrosa y análoga a las anteriores.

3.14 Se prohíbe a los EXPOSITORES y su personal, introducir e ingerir dentro del STAND bebidas embriagantes, salvo en el caso de llevar a cabo algún coctel. Asimismo, se prohíbe presentarse en estado de ebriedad, fumar, especialmente en los días previstos para montaje y desmontaje de stands (para tal efecto existen áreas especiales) o consumir cualquier otra sustancia que altere sus facultades físicas o mentales.

3.15 Los materiales de embalaje o aquéllos utilizados para el montaje del STAND, señalización, publicidad y otros similares, que no sean utilizados en la decoración del STAND o no sean parte del mobiliario instalado en el mismo, no podrán conservarse en el STAND durante los días de exposición, salvo cuando por su tamaño no dificulten la circulación de personas, ni afecten la armonía visual y espacial del STAND y sus perímetros.

3.16 Al terminar el desmontaje, el EXPOSITOR está obligado a realizar la entrega del STAND y de los accesorios alquilados, en perfecto estado, al personal designado por el COMITÉ ORGANIZADOR, para lo cual se deberá realizar el inventario correspondiente. Se considerará responsable al EXPOSITOR de cualquier daño, avería o pérdida que sufran los STANDS y los accesorios alquilados, en cuyo caso deberá restituir o pagar su valor antes de abandonar el CENTRO DE EXPOSICIONES.

3.17 EXPO GUADALAJARA está autorizado para establecer, modificar y hacer cumplir reglas de uso y seguridad del CENTRO DE EXPOSICIONES, razón por la cual el COMITÉ ORGANIZADOR no es responsable de las medidas, restricciones o limitaciones que imponga dicha instancia en relación con el inmueble y su equipamiento, y, en consecuencia, el EXPOSITOR estará obligado a cumplir con dichas disposiciones.

 4. Responsabilidad civil

4.1 EL EXPOSITOR es responsable del cumplimiento de las leyes y reglamentos que resulten aplicables por la actividad que realice dentro de EL EVENTO. El EXPOSITOR tendrá a su cargo la obligación de responder a cualquier multa o sanción que se le imponga por el incumplimiento de dichas normas.

4.2 El COMITÉ ORGANIZADOR se reserva el derecho de efectuar las modificaciones que resulten necesarias al presente ordenamiento, para el óptimo desarrollo de EL EVENTO, así como de dictar y hacer que se ejecuten las mismas. El COMITÉ ORGANIZADOR no responderá ante los EXPOSITORES de los efectos que produzcan hechos acontecidos fortuitamente o por causa de fuerza mayor, y que impidan la realización de alguna actividad relacionada con EL EVENTO o EL EVENTO mismo.

4.3 Las condiciones de contratación del STAND se harán constar en el documento que para tal efecto determine el COMITÉ ORGANIZADOR. Este Reglamento obliga a todos aquéllos que tengan el carácter de EXPOSITORES, aun cuando el documento antes mencionado no conste por escrito.

4.4 Cualquier queja o reclamación que desee formular un EXPOSITOR, deberá constar por escrito y presentarse ante el COMITÉ ORGANIZADOR dentro de los diez días siguientes a la conclusión de EL EVENTO. La queja o reclamación deberá ir acompañada en su caso de los documentos o elementos en los que se funde la misma. El COMITÉ ORGANIZADOR procurará responder en un plazo no mayor a cinco días hábiles, salvo cuando por la misma naturaleza de la reclamación resulte necesario ampliar este plazo. En todo caso, serán la mediación y la conciliación los mecanismos de solución de controversias. En el caso de que las partes no puedan conciliar sus intereses, corresponderá al COMITÉ ORGANIZADOR resolver la queja o la reclamación. Las resoluciones que éste adopte tendrán el carácter de definitivas e inapelables.

4.5 Para efectos legales, se considera domicilio oficial de la FIL la ciudad de Guadalajara, Jalisco, y el EXPOSITOR se obliga a presentar cualquier inconformidad que en su caso tuviera ante los juzgados de esta ciudad.

4.6 La firma del EXPOSITOR en la solicitud de participación significa que ha leído y comprendido el Reglamento de participación para expositores y que lo acepta sin ninguna restricción ni condición de su parte.

4.7 Para todo lo no previsto en el presente ordenamiento, el COMITÉ ORGANIZADOR decidirá la manera en que será resuelto.

 5. Incumplimiento

El COMITÉ ORGANIZADOR es el único facultado para aplicar las sanciones previstas, ya que es su obligación asegurar el desarrollo normal de EL EVENTO y su proyección para el futuro.

El incumplimiento de cualquiera de las obligaciones asumidas por los EXPOSITORES y previstas en este Reglamento, dará lugar a las sanciones antes establecidas y las estipuladas en este párrafo:

• Multas económicas que pueden llegar hasta el cien por ciento del monto cubierto a la FIL por el derecho de uso de su STAND.
• Clausura del STAND.
• Pérdida parcial o total del derecho de participar en futuras ediciones de EL EVENTO.

En todos los casos, el COMITÉ ORGANIZADOR evaluará la infracción y una vez que determine la sanción que corresponde, se la comunicará al EXPOSITOR involucrado.

 Para más información, diríjase con Verónica Mendoza, veronica.mendoza@fil.com.mx, o Leticia Cortés, leticia.cortes@fil.com.mx